Супервайзер использует личное авто в рабочих целях – Пресс-центр компании «Бухгалтер.рф»
Бухгалтерские услуги
БУХГАЛТЕРСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ
СОПРОВОЖДЕНИЕ ПО ОТРАСЛЯМ
АУТСОРСИНГ ПО КАТЕГОРИЯМ
ОТДЕЛ ВЭД
АУДИТ
ФИНАНСОВАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ
Юридические услуги
РЕГИСТРАЦИЯ КОМПАНИИ
РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ
ЛИЦЕНЗИИ
ПОДГОТОВКА ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО В СУДЕ
ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ
ЛИКВИДАЦИЯ КОМПАНИИ
ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
РАЗНОЕ

Наши услуги

стрелка вниз

Супервайзер использует личное авто в рабочих целях

Супервайзер использует личное авто в рабочих целях
05 Февраль 2022

Служебные поездки на личном автомобиле – обычное дело. Если ваши сотрудники используют собственный транспорт для решения рабочих задач, а вы предоставляете компенсации, позаботьтесь о том, чтобы выплаты были законными. Дальше мы расскажем, на что обратить внимание и о каких учетных нюансах не стоит забывать. 
Начнем с того, что предоставление компенсации является обязанностью работодателя. Компенсировать необходимо расход горюче-смазочных материалов, затраты на текущий ремонт и т.п. Назначать компенсацию необходимо только при соблюдении 4 условий: 
1. Автомобиль находится в собственности работника или его семьи.
2. Машина используется в рабочем процессе.
3. Использование авто в служебных целях согласовано с руководителем фирмы. 
4. Есть письменное соглашение между сотрудником и фирмой, в котором зафиксирован размер компенсации. 
Если компенсация выплачивается без указанных выше оснований, налоговая предъявит претензии. При этом факт использования авто в служебных целях во внимание принят не будет. В общем, если задействуете личный транспорт сотрудников, оформляйте это официально. 
Что касается бухгалтерского учета, компенсация в полном объеме включается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогового учета компенсация за использование личного транспорта признается прочими расходами, связанными с реализацией и производством. Но учитывается она в пределах установленных норм (правительственное постановление №92 от 08.02.2002).


Взносы и НДФЛ: платить или не платить?

А теперь перейдем к самому интересному – налогам и взносам. Страховые взносы и НДФЛ не платятся с компенсаций, которые произведены за использование личного транспорта в служебных целях. Соответствующие нормы установлены ТК РФ (ст. 188), НК РФ (ст. 217, 422).
При этом автоматически не платить взносы и налог с любых компенсаций за транспорт ¬¬– плохая идея. Чтобы воспользоваться налоговым освобождением, работодатель должен получить документы, подтверждающие расходы работника и право собственности на транспорт, использованный в служебных целях. Разъяснения по теме неоднократно давал Минфин. Рекомендуем ознакомиться, например, с письмом №03-04-06/94977 от 06.12.2019.
Давайте разберемся с правом собственности на транспортное средство. ТК РФ (ст. 188) предусматривает компенсацию расходов за использование в служебных целях личного имущества. Что считать таковым, Минфин ответил в письме №03-04-06/94831 от 24.11.2021. Речь в документе шла и об автомобилях, которые используются сотрудниками по доверенности. Такие транспортные средства не попадают в категорию личного имущества. Соответственно, если супервайзер ездит на авто по доверенности, использует это авто для выполнения служебных обязанностей, компенсация ему выплачивается, но выплата облагается страховыми взносами и НДФЛ. 
В продолжение темы личного имущества отметим, что формулировка в действующем законодательстве не определена. По логике, личным может считаться имущество, на которое оформлено право собственности. Но что, если используемый в рабочих целях автомобиль находится, скажем, в совместной собственности или принадлежит члену семьи сотрудника? 
Обратимся к Семейному кодексу, который классифицирует приобретенное в браке имущество как совместно нажитое и находящееся, соответственно, в совместной собственности. В случае с автомобилем не имеет значения, на кого из супругов он зарегистрирован в ГИБДД. 
То есть если ваш супервайзер ездит по делам фирмы на автомобиле супруга/супруги, который приобретен в браке и считается совместным имуществом, то компенсация выплачивается в полном объеме и страховыми взносами, НДФЛ не облагается. В качестве дополнительного подтверждающего документа в этом случае запрашивается свидетельство о браке. 
Вернемся к авто, на котором сотрудник ездит по доверенности. С компенсацией текущего ремонта и амортизации все понятно: выплачиваем, начисляем страховые взносы и НДФЛ, отражаем выплату в учете. А как быть с компенсацией ГСМ? Судебная практика свидетельствует о том, что освобождение от взносов и НДФЛ при компенсации таких расходов правомерно. Тем не менее не стоит удивляться, если налоговая запросит пояснения, укажет на ошибку и инициирует спор. В переписке с инспекцией ссылайтесь на конкретные кейсы из судебной практики, например, постановление №А45-12501/2019 от 27.11.2019 АС Западно-Сибирского округа. 


Налоговый учет компенсации

Налоговое законодательство позволяет не начислять страховые взносы и НДФЛ, когда речь идет о компенсации, только в случае, когда работник не получает дополнительный доход от использования личного транспорта в служебных целях. Как доказать отсутствие левых поездок? Позаботьтесь о наличии нормативной первички. 
Учет рабочих поездок должен вестись в обязательном порядке, если компания компенсирует сотруднику расходы. Если компенсация зависит от служебного пробега, в качестве первичных документов используются маршрутные и путевые листы. Если выплата является фиксированной, можно оформлять маршрутные листы, а можно отмечать поездки в журнале учета командировок. 
Должна быть в бухгалтерии первичка и по техобслуживанию, ремонту, ГСМ. Квитанции и чеки сотрудник, использующий личное авто в служебных целях, прикладывает к авансовому отчету. Важно: расход топлива компенсируется в рамках лимита, установленного техдокументацией, и в соответствии с фактическим служебным пробегом за отчетный период. 
Кстати, размер компенсации, который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен. Установленные правительством нормативы приведены в постановлении №92 от 08.02.2002 (1200–1500 рублей). 
Важно: размер компенсации за использование личного грузового транспорта в служебных целях не ограничен. 
И еще несколько слов о первичных документах. Учитываете компенсацию при налогообложении прибыли? Собирайте ту же первичку, что и для НДФЛ.


Бухучет компенсации

Действующее законодательство требует отражать компенсацию в затратах на дату выплаты работнику денежных средств. Списывать расходы необходимо на те же счета, что и заработную плату (26, 20, 44).
Бывает, что фактическая выплата и дата денежного перевода не совпадают. Что делать с разницей во времени? Главное – не допускать переноса разницы на новый отчетный период. То есть перечислять компенсацию и отражать ее в учете необходимо в месяце начисления. В противном случае возникнет расхождение бухгалтерского учета с налоговым и компании будут начислены увеличенные платежи по налогу на прибыль. 


Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы.)
Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.


Теги данной публикации: бухгалтериябухучетучет по отраслям



Читать все статьи категории «Статьи»

Остались вопросы?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам

Хотите узнать цену?

Заполните форму ниже и мы вам перезвоним в течении 5 минут

Ваши данные не будут переданы третьим лицам