Служебные поездки на личном автомобиле – обычное дело. Если ваши сотрудники используют собственный транспорт для решения рабочих задач, а вы предоставляете компенсации, позаботьтесь о том, чтобы выплаты были законными. Дальше мы расскажем, на что обратить внимание и о каких учетных нюансах не стоит забывать.
Начнем с того, что предоставление компенсации является обязанностью работодателя. Компенсировать необходимо расход горюче-смазочных материалов, затраты на текущий ремонт и т.п. Назначать компенсацию необходимо только при соблюдении 4 условий:
1. Автомобиль находится в собственности работника или его семьи.
2. Машина используется в рабочем процессе.
3. Использование авто в служебных целях согласовано с руководителем фирмы.
4. Есть письменное соглашение между сотрудником и фирмой, в котором зафиксирован размер компенсации.
Если компенсация выплачивается без указанных выше оснований, налоговая предъявит претензии. При этом факт использования авто в служебных целях во внимание принят не будет. В общем, если задействуете личный транспорт сотрудников, оформляйте это официально.
Что касается бухгалтерского учета, компенсация в полном объеме включается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогового учета компенсация за использование личного транспорта признается прочими расходами, связанными с реализацией и производством. Но учитывается она в пределах установленных норм (правительственное постановление №92 от 08.02.2002).
Взносы и НДФЛ: платить или не платить?
А теперь перейдем к самому интересному – налогам и взносам. Страховые взносы и НДФЛ не платятся с компенсаций, которые произведены за использование личного транспорта в служебных целях. Соответствующие нормы установлены ТК РФ (ст. 188), НК РФ (ст. 217, 422).
При этом автоматически не платить взносы и налог с любых компенсаций за транспорт ¬¬– плохая идея. Чтобы воспользоваться налоговым освобождением, работодатель должен получить документы, подтверждающие расходы работника и право собственности на транспорт, использованный в служебных целях. Разъяснения по теме неоднократно давал Минфин. Рекомендуем ознакомиться, например, с письмом №03-04-06/94977 от 06.12.2019.
Давайте разберемся с правом собственности на транспортное средство. ТК РФ (ст. 188) предусматривает компенсацию расходов за использование в служебных целях личного имущества. Что считать таковым, Минфин ответил в письме №03-04-06/94831 от 24.11.2021. Речь в документе шла и об автомобилях, которые используются сотрудниками по доверенности. Такие транспортные средства не попадают в категорию личного имущества. Соответственно, если супервайзер ездит на авто по доверенности, использует это авто для выполнения служебных обязанностей, компенсация ему выплачивается, но выплата облагается страховыми взносами и НДФЛ.
В продолжение темы личного имущества отметим, что формулировка в действующем законодательстве не определена. По логике, личным может считаться имущество, на которое оформлено право собственности. Но что, если используемый в рабочих целях автомобиль находится, скажем, в совместной собственности или принадлежит члену семьи сотрудника?
Обратимся к Семейному кодексу, который классифицирует приобретенное в браке имущество как совместно нажитое и находящееся, соответственно, в совместной собственности. В случае с автомобилем не имеет значения, на кого из супругов он зарегистрирован в ГИБДД.
То есть если ваш супервайзер ездит по делам фирмы на автомобиле супруга/супруги, который приобретен в браке и считается совместным имуществом, то компенсация выплачивается в полном объеме и страховыми взносами, НДФЛ не облагается. В качестве дополнительного подтверждающего документа в этом случае запрашивается свидетельство о браке.
Вернемся к авто, на котором сотрудник ездит по доверенности. С компенсацией текущего ремонта и амортизации все понятно: выплачиваем, начисляем страховые взносы и НДФЛ, отражаем выплату в учете. А как быть с компенсацией ГСМ? Судебная практика свидетельствует о том, что освобождение от взносов и НДФЛ при компенсации таких расходов правомерно. Тем не менее не стоит удивляться, если налоговая запросит пояснения, укажет на ошибку и инициирует спор. В переписке с инспекцией ссылайтесь на конкретные кейсы из судебной практики, например, постановление №А45-12501/2019 от 27.11.2019 АС Западно-Сибирского округа.
Налоговый учет компенсации
Налоговое законодательство позволяет не начислять страховые взносы и НДФЛ, когда речь идет о компенсации, только в случае, когда работник не получает дополнительный доход от использования личного транспорта в служебных целях. Как доказать отсутствие левых поездок? Позаботьтесь о наличии нормативной первички.
Учет рабочих поездок должен вестись в обязательном порядке, если компания компенсирует сотруднику расходы. Если компенсация зависит от служебного пробега, в качестве первичных документов используются маршрутные и путевые листы. Если выплата является фиксированной, можно оформлять маршрутные листы, а можно отмечать поездки в журнале учета командировок.
Должна быть в бухгалтерии первичка и по техобслуживанию, ремонту, ГСМ. Квитанции и чеки сотрудник, использующий личное авто в служебных целях, прикладывает к авансовому отчету. Важно: расход топлива компенсируется в рамках лимита, установленного техдокументацией, и в соответствии с фактическим служебным пробегом за отчетный период.
Кстати, размер компенсации, который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен. Установленные правительством нормативы приведены в постановлении №92 от 08.02.2002 (1200–1500 рублей).
Важно: размер компенсации за использование личного грузового транспорта в служебных целях не ограничен.
И еще несколько слов о первичных документах. Учитываете компенсацию при налогообложении прибыли? Собирайте ту же первичку, что и для НДФЛ.
Бухучет компенсации
Действующее законодательство требует отражать компенсацию в затратах на дату выплаты работнику денежных средств. Списывать расходы необходимо на те же счета, что и заработную плату (26, 20, 44).
Бывает, что фактическая выплата и дата денежного перевода не совпадают. Что делать с разницей во времени? Главное – не допускать переноса разницы на новый отчетный период. То есть перечислять компенсацию и отражать ее в учете необходимо в месяце начисления. В противном случае возникнет расхождение бухгалтерского учета с налоговым и компании будут начислены увеличенные платежи по налогу на прибыль.
Бухгалтерский учет компенсации
Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы.)
Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.
Количество показов: 310
Теги данной публикации: бухгалтериябухучетучет по отраслям
Полежаевская, г.Москва
ул. Очаковское шоссе 34 
