18 Декабрь 2021
Первичные документы с ошибками – головная боль бухгалтера и предпринимателя. Бухгалтер думает в первую очередь о том, как корректировать ошибки кассира в учете. Предприниматель – о штрафах, налоговых санкциях и возможных проверках. Предлагаем рассмотреть ошибки в чеках под лупой и разобраться, чем они грозят ИП, а чем бухгалтеру.
Любая информация может быть некорректной
Ошибки в чеках – явление распространенное. Автоматизация учета, повсеместное внедрение ККТ не страхуют от некорректных данных. Чаще всего кассиры ошибаются в:
• Стоимости и количестве товара. Суммовые ошибки бухгалтер вынужден учитывать при корректировке отражения в регистрах финансово-хозяйственных операций.
• Реквизитах. Если онлайн-касса настроена правильно, такие ошибки – исключение, сигнал о сбое в работе оборудования. Некорректные настройки – путь к ошибкам в каждом чеке. Подтверждать операции первичкой с неполными, неточными реквизитами – все равно что ходить по тонкому льду. Пару раз номер пройдет, а потом у налоговой появятся вопросы.
• Способе оплаты. Наличка вместо безнала и наоборот – настоящая головная боль бухгалтера. Подробнее об этом расскажем чуть позже.
• Системе налогообложения. Такие ошибки встречались повсеместно совсем недавно, когда продавцы массово переходили с упраздненного ЕНВД на упрощенку. Сейчас некорректные сведения о системе налогообложения фигурируют в чеках новых торговых точек. Если прямо сейчас вы открываете магазин, настраиваете ККТ и запускаете кассовый учет, проверьте соответствующую информацию!
Еще одна распространенная ошибка – дублирование чека. Напечатали два первичных документа на одну покупку? Скорректируйте кассовый учет согласно Методическим рекомендациям ФНС РФ №ЕД-4-20/15240 от 06.08.2018.
Кассир ошибся в сумме и это было сразу замечено? Сделайте чек возврата или коррекции. О том, что делать с другими ошибками, тоже обязательно разберемся. А пока несколько слов об ответственности за подобные нарушения.
Ошибка в чеке может обойтись кассиру в 3000–5000 рублей (КоАП ст.14.5). Организация заплатит больше: 5000–10000 рублей. Правда, только в том случае, если ошибку обнаружат налоговики и по факту обнаружения составят административный протокол. Это лишний повод для того, чтобы не скрывать выявленные нарушения. Своевременное уведомление ФНС о них – способ избежать штрафных санкций и обойтись корректирующей отчетностью.
Ошибки в форме расчетов
Ну что, перейдем к практике? Кассир ошибся при определении способа оплаты, пробил чек с безналом вместо налички. Бухгалтер обнаружил ошибку и задался вопросом, как отразить операцию в учете. Давайте разберемся, а заодно и поговорим о том, какие документы придется оформлять на случай проверки.Начнем с того, что, согласно плану счетов бухучета, сведения о движении денежных средств, проходящих через ККТ, отображаются на 50 счете. На 51 счете отражаются операции по расчетным счетам компании. Есть еще 57 счет – для денег, не зачисленных по назначению, но внесенных в кассу банка или другого оператора для зачисления на расчетный счет продавца. На 57 счете отражаются переводы в пути.
Вот пример проводок для оприходования выручки от продаж:
• Наличные, полученные от покупателей через кассу ¬ Дт50 Кт90-1
• Средства, поступившие на расчетный счет (безнал) – Дт51 Кт90-1
Если есть выручка, еще не поступившая на расчетный счет, делаются проводки:
• Сумма, перечисленная по безналу (согласно квитанции с почты, из банка и т.п.) – Дт57 Кт90-1
• Поступление средств на расчетный счет – ДТ51 Кт57
Вроде бы все просто. Но как быть, если обнаружена ошибка кассира (по кассе проведена наличка вместо безнала)?
Начнем с того, что операции в учете отражаются на основании первичных документов. Для счета 51 это выписка из банка, для счета 50 – кассовая книга, для счета 57 – документы от покупателей, подтверждающие оплату товара в банке, на почте и т.п. Если ошибка кассира, допущенная в форме расчетов, обнаружена в z-отчете, который формируется после смены, бухгалтер может скорректировать учет сразу. То есть необходимо учесть ошибку при заполнении приходного ордера, внесении данных в кассовую книгу. На этом все, исправление ошибки в самом чеке – задача кассира.
Если z-отчет уже обработан, сведения внесены в ордер и книгу, отражены в учете, придется исправлять ошибки в соответствии с действующими ПБУ и актуальными стандартами. Для исправления проводок делается сторнировочная запись. Также можно сделать обратную проводку и перекинуть сумму с нала на безнал, то есть с дебета 51 счета на кредит 50. И нужно оформить бухгалтерскую справку.
Важно: кассир, допустивший ошибку в форме расчетов, должен написать объяснительную. Обязательным первичным документом она не является. Но практика показывает, что налоговики при проверке исправлений в учете запрашивают объяснительные. Рекомендуем требовать такие документы от виновных лиц и сохранять вместе с корректировочными формами, бухгалтерской справкой.
Другие ошибки, на которые стоит обратить внимание
А теперь несколько слов об ошибках, которые прямого отношения к бухучету, проводкам не имеют. Но они остаются существенными и серьезными.Некорректный адрес расчета. Последний входит в перечень обязательных реквизитов (письмо ФНС №№АБ-4-20/8749 от 22.06.2021). Для стационарных объектов торговли адрес расчетов – точный адрес торговой точки (с индексом, указанием корпуса и помещения). Если реализация товара осуществляется с транспортного средства, в адресе расчета указывается номер этого транспортного средства и его наименование плюс адрес регистрации предпринимателя или ООО. Если продажи ведутся через интернет, адрес расчета совпадает с адресом сайта.
Ошибки в адресе расчета затрудняют определение местонахождения конкретной онлайн-кассы. Налоговая квалифицирует это как грубое нарушение кассового учета, начисляет штрафы. Оспаривание штрафов в суде, увы, ни к чему не приводит. За ошибки в адресе расчетов предпринимателям и компаниям приходится расплачиваться рублем.
Отсутствие фамилии кассира. Не указываете в чеках фамилии кассиров? Нарушаете ФЗ №54! Кстати, правило фамилии не актуально, если для расчетов с покупателями используются автоматические устройства и электронные средства платежа. Что касается содержания обязательного реквизита, жестких правил нет, но есть рекомендация. Указывайте в чеках не только фамилию кассиров, но и инициалы. Это позволит избежать путаницы во внутренней отчетности. Финансовую сторону вопроса тоже, пожалуй, обсудим. За отсутствие в чеке фамилии кассира компанию оштрафуют на 5000–10000 рублей. И бухгалтеру придется отражать соответствующие расходы в учете.
Отсутствие кода товара. Эта ошибка дорого обойдется тому, кто торгует продукцией, подлежащей обязательной маркировке. Если компания только начинает работать, открывает торговые точки, необходимо учесть при настройке кассы указание дополнительного реквизита – кода товара. Если соответствующую строку в чеке не сформировать, можно отдать в бюджет до 30000 рублей, если вы ИП, и в 10 раз больше, если юридическое лицо.
