Оформление кассовой первички обязательно, если магазин ведет наличные расчеты. Основным документом является форма №КО-4. Кроме кассовой книги при наличных расчетах ведутся расходные и приходные ордера. Но о них в другой раз. Сегодня сосредоточимся на кассовой книге, разберемся, кому она нужна в 2023 году и как правильно ее вести, подшивать.
Кассовый контроль
Форма №КО-4 актуальна для большинства организаций, занимающихся торговлей. Продаете что-то за наличные – ведите кассовую книгу. Режим налогообложения и масштаб бизнеса значения не имеют. Если вы ИП, ведение кассовой книги рекомендовано, но не обязательно. Если речь об обособленном подразделении, которое не хранит наличку (сдает ее по окончании кассового дня головной организации), форма №КО-4 не нужна.
В 2023 году общие правила ведения книги не меняются. Несмотря на действующий мораторий на внеплановые проверки ККТ, за соблюдением кассовой дисциплины налоговая следит пристально. Но делает это она преимущественно дистанционным способом, онлайн-кассы позволяют.
Важно: онлайн-касса не отменяет необходимости ведения кассовой книги, если нормативными актами Центробанка не предусмотрено иного.
На бумаге или в цифре?
Согласно указаниям ЦБ, ведение кассовой книги допускается в электронном и бумажном виде. Каждый способ имеет свои особенности. Разберемся, что к чему.
Бумажная кассовая книга
Книга не относится к основным первичным документам бухгалтерского и налогового учета. Тем не менее она ведется по правилам бухгалтерского документооборота, нумеруется, прошнуровывается и опечатывается на последней странице. Записи в книге делаются в двух экземплярах через копирку.
Бумажная книга заполняется кассиром ежедневно. В конце смены специалист подсчитывает итог операций, остаток наличных денег в кассе, формирует и передает в бухгалтерию отчет. Последний дублирует записи в кассовой книге за операционный день. Также в бухгалтерию передаются расходные, приходные ордера.
Бумажная книга может быть рукописной и печатной. Если записи делаются с помощью компьютера, в конце дня листы книги распечатываются, визируются и подшиваются.
Важно: кассовая книга подписывается бухгалтером после сверки сведений в ней, в отчете кассира и в ордерах.
Электронная кассовая книга
Ведение книги в электронном виде не равно формированию записей в Word или Excel. Для документа предусмотрена соответствующая форма. Принцип ведения тот же: ежедневно вносятся записи, визируются листы. В конце смены кассир формирует электронный отчет для бухгалтерии и закрывает книгу так же, как бумажную. После того, как книга подписана ЭЦП ответственных сотрудников, просто так внести в нее исправления не получится (Указания ЦБ №3210-У от 11.03.2014).
Подшиваем кассовую книгу правильно
Рукописные и печатные кассовые книги подшиваются за год. Отметим, что готовых инструкций, как и строгого порядка подшивки, нет. Но вы не ошибетесь, если используете следующую схему:
-
Нумеруем страницы сквозным методом, начиная с 1. Номера основных страниц дублируем на отрывных и сшиваемых листах.
-
Сшиваем книгу с помощью иглы и нити так, чтобы страницы свободно раскрывались. Концы нити накладываем на обложку, заклеиваем листом белой бумаги. Лист выполняет функцию пломбы.
-
На пломбе указываем количество листов, ставим подписи директора и бухгалтера, печать. Важно: оттиск печати должен перекрывать пломбу частично!
В 2023 году порядок подшивки кассовой книги не меняется.
Как исправить форму №КО-4?
В единую форму кассовой книги, утвержденную постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998, можно вносить изменения. Когда и как это делать? Не будет ли претензий при налоговой проверке? Попробуем разобраться.
Возможность внесения изменений в кассовую книгу предусмотрена п. 4.7 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014. Раньше править кассовую первичку запрещалось. Правда, речь в нормативно-правовых актах шла только о приходных и расходных ордерах. По кассовой книге конкретики не было. Но это не мешало налоговой по умолчанию распространять на нее запрет на правки.
В 2023 году упомянутые выше указания Центробанка продолжают действовать. То есть в кассовую книгу, которая, по сути, является регистром, можно вносить изменения. Но это не распространяется на все форматы книг. Технически изменения можно внести только в бумажную кассовую книгу – электронную исправить не получится. Если вы ведете кассовую книгу в электронном виде, исправлять ошибки придется путем создания и подписания ЭЦП новых документов.
Напомним, что ведение и внесение правок в регистр актуально для головных компаний. Обособленным подразделениям, которые сдают наличность в конце операционного дня, с 31.11.2020 разрешено не вести кассовую книгу (указание ЦБ РФ №5587-У от 05.10.2020).
Возможность внесения изменений в бухгалтерские документы и регистры предусмотрена и более поздними нормативно-правовыми актами. В январе 2022 в действие вступил федеральный стандарт бухучета 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В нем прописан порядок внесения правок и в кассовую книгу в том числе. Кстати, согласно этому стандарту, бухгалтерские документы и регистры могут храниться только в РФ. Норма вступает в действие 01.01.2024.
Вернемся к правкам в кассовую книгу. Используйте следующий алгоритм для внесения изменений в бумажную версию регистра:
-
Перечеркиваем ошибочные данные.
-
Рядом с зачеркиванием пишем корректные цифры. Обращаем внимание на читабельность, разборчивость правки.
-
Указываем дату внесения изменений.
-
Ставим подпись ответственного лица, расшифровываем ФИО и должность.
Важно: править бумажную кассовую книгу может только тот, кто составил документ. То есть под изменением данных должна стоять подпись кассира или бухгалтера (в зависимости от того, на кого соответствующим приказом возложена обязанность по ведению регистра).
Исправлять можно ошибки предыдущего дня и более ранних периодов. В последнем случае вносить правки придется во все последующие листы. Это актуально, если ошибка, допущенная несколько дней назад, повлияла на остатки по кассе по состоянию на начало следующего операционного дня. При исправлении такой ошибки корректные данные последовательно переносятся в последующие листы кассовой книги. Каждая правка визируется ответственным сотрудником.
Порядок исправления данных одинаковый для рукописного и компьютерного (распечатанного) регистра.
Чтобы внести изменения в электронную кассовую книгу, нужно создать новый регистр, скорректировать последовательно все данные, заверить из ЭЦП.
Важно: электронная кассовая книга признается равноценной бумажной, если надлежащим образом обеспечивается сохранность сведений и документа в целом. Ответственность за хранение регистра лежит на руководителе компании.
Требования к обеспечению сохранности электронной кассовой книги установлены ФЗ №63 от 06.04.2011. Если коротко, речь идет о защите информации от искажений и потерь, доступа третьих лиц.
Заполняйте, подшивайте и храните кассовую книгу правильно. Это сведет к минимуму риск претензий к регистру со стороны налоговиков.
Количество показов: 139
Теги данной публикации: торговля