Оформление кадровых и расчетных документов при расторжении трудовых договоров является не только объективной необходимостью. Процесс связан с репутацией строительной компании больше, чем принято считать. Правильное оформление расчетных листков, например, автоматически снимает множество вопросов, которые касаются текущих и компенсационных выплат.
Назначение и формы расчетных листков
Важность эффективной коммуникации между работодателем и работником переоценить сложно. Ее частью является в том числе и оформление расчетных документов. Зарплатные листки формируются ежемесячно, в них отражаются все выплаты, удержания и суммы к зачислению на банковскую карту. Итоговые документы при увольнении оформляются по той же схеме. В них отражается оплата труда за отчетный период, отпускные, компенсации, начисленные работнику, выходное пособие, премия, надбавки (за стаж, условия труда и т.п.), налоги и окончательный размер выплаты.
Форма расчетного листка утверждается работодателем и фиксируется в локальных нормативно-правовых актах. При этом должны быть соблюдены рекомендации Минфина и Минтруда (ст.136 ТК РФ). Если компания не утвердила форму расчетного листка, она может понести административную ответственность по ст. 5.27 КоАП.
Что касается формата, доступны все варианты. Документы можно выдавать на бумаге и оформлять в электронном виде.
Когда и кому выдаются расчетные листки?
Зарплатные листки рутинно выдаются вместе с заработной платой. Обычно их формируют раз в месяц в день перечисления выплаты или за день до этого. Отдельно на аванс расчетные листки могут не выдаваться (письмо Роструда №ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021). При расторжении договора со строителями, подсобными рабочими документы выдаются в те же сроки.
Трудовое законодательство определяет перечень случаев, когда расчетные листки не выдаются:
-
При отсутствии начислений в отчетном периоде
-
Перед отпуском
-
В декрете
-
Если работник заключил с компанией договор подряда или гражданско-правовой договор
Сотруднику, который работает по трудовому договору, находится на больничном, в командировке, на обучении по направлению работодателя, расчетный листок выдается в обязательном порядке (письмо Минтруда №14-1/ООГ-2485 от 31.03.2021).
Кто и как выдает документы?
Трудовым законодательством не установлены конкретные ответственные лица за выдачу расчетных листков. По умолчанию это могут быть сотрудники бухгалтерии, начальники отделов, мастера участков, бригадиры.Полномочия соответствующих лиц в отношении выдачи расчетных документов рекомендуется закрепить в локальных НПА.
Важно: сведения о выплатах работнику относятся к персональным данным и не подлежат разглашению без его согласия. Соответственно, расчетный лист не должен попасть в общий доступ. За разглашение финансовой информации ответственное лицо может получить штраф. Санкции обычно прописываются в соглашении о конфиденциальности.
Способ выдачи расчетных листков определяется работодателем и тоже закрепляется в локальных нормативно-правовых актах. Доступные варианты:
-
Вручение лично
-
Передача в системе кадрового электронного документооборота
-
Отправка в мессенджере
-
Отправка по электронной почте
Разъяснения на предмет отправки документов в мессенджеры и на e-mail даны ГИТ (письмо №ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 от 19.09.2021) и Минтрудом (письмо №14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017).
Выбор в пользу КЭДО, электронки и мессенджеров кажется очевидным. Отправлять документы этими способами удобно, быстро, экономично. Но следует позаботиться о защите персональных данных. С системой кадрового документооборота все просто, достаточно использовать лицензионные программные продукты и грамотно настроить уровень доступа. К электронной почте и мессенджерам есть вопросы, в том числе касающиеся локализации серверов, используемых доменов и т.п. С перечнем ресурсов, запрещенных для передачи персональных данных, можно ознакомиться на сайте Роскомнадзора.
Сколько экземпляров оформлять?
Чаще всего расчетный листок печатается в единственном экземпляре. Выдача документа фиксируется отметкой в платежной ведомости и/или специальном журнале. Но работодатель вправе оформлять расчетный лист и в двух экземплярах. В таких случаях один экземпляр хранится в бумажном архиве не меньше 6 лет, согласно ст. 295 Перечня, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019. В системе КЭДО расчетный лист оформляется в единственном экземпляре. Доступ к документу имеют работодатель и работник.
Подтверждение сотрудником получения расчетного документа – вопрос дискуссионный. Отметим, что законодательно он не урегулирован. Минтруд и Минфин официально не требуют выдачи документа под роспись. Но практика показывает, что будет не лишним внедрить опцию подтверждения в документооборот. В противном случае могут возникнуть проблемы с контролирующими органами при разрешении финансовых споров с сотрудниками.
Есть несколько вариантов подтверждения получения расчетного листка сотрудником. Первый актуален для документа на бумажном носителе – отрывная часть с подписью о вручении. Также можно добавить в платежную ведомость столбец для подписей сотрудников о вручении расчетного листка. Второй способ касается электронного документооборота. В системе КЭДО автоматически настраивается техническая возможность подтверждения. Все действия с документом отражаются в его истории.
Автоматизация упрощает задачи
Строительные компании, использующие кадровый электронный документооборот, редко сталкиваются с проблемами на этапе формирования расчетных документов, в том числе по уволенным сотрудникам. В системе такая опция автоматизирована. Расчетные листки формируются на основе данных зарплатного учета. Принцип прост: бухгалтер делает начисления и удерживает налоги, суммы по исполнительным листам, другие обязательные платежи (по заявлению работника), система выгружает данные по каждому работнику в соответствующую форму.
Остается дело за малым – вручить расчетный документ сотруднику. Рассылку можно автоматизировать, задав соответствующие параметры и канал коммуникации. Каждый сотрудник получит свой расчетный лист в установленный срок. Если увольнение происходит, например, в середине месяца и нужен срочный расчет, все опции настраиваются в ручном режиме. Важно: расчетный листок сотрудник, с которым расторгнут трудовой договор, должен получить не позже дня перечисления последней выплаты.
Нет расчетных документов – будут санкции
Выдача расчетных листков сотрудникам обязательна. Нарушения могут обойтись строительной фирме в копеечку. Например, за выдачу листка неустановленного образца или непредусмотренным способом могут оштрафовать на 30 000−50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП). Для должностных лиц штрафы меньше – от 1 000 до 5 000 рублей.
Повторные нарушения обойдутся дороже. Максимальный штраф для юридического лица – 70 000, для должностного – 20 000 рублей и/или дисквалификация сроком до трех лет.
Предусмотрены санкции и за разглашение финансовой информации третьим лицам. Штраф для руководителя – до 40 000 рублей.
Подытожим: расчетные листки выдаются в строительной фирме всем, кроме подрядчиков и сотрудников по договорам ГПХ. И оформляются документы не по запросу, а в обязательном порядке, в том числе при увольнении.
Количество показов: 147
Теги данной публикации: #Отдел зарплаты и кадровувольнение