Налоговый и бухгалтерский учет на УСН

Выбор системы налогообложения - один из самых важных этапов при старте бизнеса. От этого выбора зависит, например, перспектива смены вида деятельности без дополнительных бюрократических проволочек, так как не каждая система налогообложения универсальна. Конечно, выбирая ту или иную систему налогообложения, учредители стремятся к тому, чтобы платить меньше налогов (в этом желании нет ничего плохого), а ещё – чтобы способ расчёта налога был как можно проще. 

Поэтому не удивительно, что упрощённая система налогообложения (УСН) – частый выбор собственников для своего бизнеса. Само название говорит о том, что эта система налогообложения проще, чем основная, поэтому предприниматели и любят её. Но и у УСН есть подводные камни, которые могут привести к ошибкам в расчёте налогов. 

Ниже разберём специфику того, как выстраиваются налоговый и бухгалтерский учет на усн, где именно чаще всего возникают риски, и почему грамотный учет усн критически важен с первого дня.

УСН рассчитана на малый и средний бизнес: крупные компании её не применяют. Государство таким образом поддерживает небольшие и начинающие организации, а также ИП, чтобы снизить налоговую нагрузку и расходы на администрирование. 

В этом контексте особенно полезно понимать, как ведётся учет ип на усн на практике — от кассового метода признания доходов до документального подтверждения затрат. Чтобы было ясно, кто может работать на УСН, закон устанавливает ограничения:

действует c 2026 г.

• Лимит доходов для применения УСН в 2026 году 490,5 млн рублей.

действует c 2026 г.

• В 2026 году лимит численности сотрудников для применения упрощённой системы налогообложения (УСН) — не более 130 человек. 

действует c 2026 г.

• Лимит стоимости основных средств для применения упрощенной системы в 2026 году 218 млн рублей. 

Для ООО есть и дополнительные условия, о которых часто забывают: у общества не должно быть филиалов, а доля участия юридических лиц в уставном капитале — менее 25%. Предпринимателям важно учитывать эти рамки ещё на этапе планирования, поскольку учет ип на усн и требования по документам тесно связаны с соблюдением лимитов и выбранным объектом налогообложения.

Люди, далёкие от бухгалтерского и налогового учёта думают, что между этими видами учёта нет никакой разницы и речь идёт об одном и том же. На самом деле бухгалтерский и налоговый учёт абсолютно разные вещи и регулируются они каждый своим законодательным актом:

· Налоговый учёт – Налоговым кодексом РФ;

· Бухгалтерский учёт – Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ «Законом о бухгалтерском учёте».

При этом есть формы бизнеса, освобождённые от бухгалтерского учёта, но от налогового учёта не освобождён никто.

Для организаций и ИП, применяющих УСН Налоговый кодекс предусматривает один регистр налогового учёта – Книгу учёта доходов и расходов (КУДиР). Форма этой книги одна для всех упрощенцев – как для применяющих УСН с объектом налогообложения доходы, так и для тех, кто  применяет УСН с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на расходы. Разница лишь в том, что первые заполняют только графу «Доходы», а вторые плюс к этому заполняют графу «Расходы». На основании информации из этой книги и производится расчёт налога по УСН. Ежеквартально организации и ИП обязаны уплачивать в бюджет авансовые платежи по этому налогу на основании данных КУДиР. Расчёт производится нарастающим итогом за первый квартал, 6 месяцев, 9 месяцев с учётом предыдущих авансовых платежей. Срок уплаты авансов по УСН – 28 число, следующее за отчётным периодом. Чтобы налоговые органы знали, сколько должен заплатить каждый предприниматель или организация – налогоплательщики подают до 25 числа месяца, следующим за отчётным периодом, уведомление об исчисленных суммах налога в ФНС.

Отчётная же форма сдаётся в ФНС один раз в год и называется она «Налоговая декларация по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения». Налоговым кодексом даётся довольно много времени для того, чтобы организации и предприниматели верно определили налогооблагаемую базу и, соответственно, правильно рассчитали налог по УСН: срок представления Декларации в налоговые органы для ООО – 31 марта, а для ИП – 30 апреля года, следующего за отчётным.

Доходы и расходы организации и ИП, применяющие УСН для целей налогообложения учитывают кассовым методом. Суть этого метода в том, что доходы организации или ИП учитываются не в момент совершения хозяйственной операции, а тогда, когда деньги поступили на расчётный счёт или в кассу предпринимателя или ООО. Точно также и расходы учитываются в момент списания денежных средств с расчётного счёта компании.

При этом для организаций в рознице есть дополнительные условия для признания расходов: товар, стоимость которого можно учесть в расходах организации или ИП, должен быть не только оплачен поставщику, но и реализован покупателям.

Расходы на основные средства и доходы от их реализации также имеют свою специфику при использовании упрощённой системы налогообложения. Учёт основных средств отличается в зависимости от того, что является налоговой базой – доходы или доходы-расходы. Поскольку никакие расходы для целей налогообложения не учитываются в случае применения УСН - доходы, то и приобретение основных средств никак не влияет на налоговый учёт. Если же применяется УСН доходы-расходы, то в этом случае расходы на приобретение основных средств можно принять к учёту: их стоимость списывается полностью равными частями до конца того года, когда оно было принято в эксплуатацию. Однако не стоит забывать – главный критерий для списания стоимости основных средств в расходы организации – это их использование в предпринимательской деятельности.

Расчёт налога на упрощённой системе налогообложения довольно прост, но требует знаний специфики расчёта по каждому объекту налогообложения: доходы или доходы-расходы.

Расчёт налога на УСН - доходы не представляет особых сложностей в определении налогооблагаемой базы: в расчёт идут все доходы от предпринимательской деятельности, в том числе авансы от покупателей, а также внереализационные доходы (компенсации, банковские проценты и др.) От полученной суммы доходов берётся 6%  - это и будет налог.

Если же ваша система налогообложения УСН с объектом налогообложения доходы-расходы, то от суммы доходов, в состав которых входят доходы от основной деятельности и внереализационные доходы, следует вычесть расходы, связанные с предпринимательской деятельностью. Очень важный момент: в список расходов, которые можно учесть для расчёта налогооблагаемой базы входят далеко не все расходы по предпринимательской деятельности. Список этих расходов закрытый и добавить самостоятельно что-либо нельзя. Порядок определения расходов предусмотрен в Налоговом кодексе в ст. 346.16.

Разница между полученными доходами и расходами облагается по ставке 15%.

Если планируется переход на систему налогообложения УСН доходы-расходы, либо рассматривается такая система налогообложения для вновь созданной компании, следует учесть, что даже в случае получения убытков налог всё равно придётся заплатить. Такой налог называется минимальным. Причём платить его придётся не только в случае убытка, но и том случае, если полученный расчётным путём налог будет меньше минимального. Минимальный налог – это 1% от всех доходов налогоплательщика и рассчитать его обязаны все упрощенцы, которые в качестве объекта налогообложения применяют доходы, уменьшенные на величину расходов по итогам года. И если после расчётов окажется, что сумма налога по УСН будет меньше 1% от всех доходов организации или ИП, то в бюджет необходимо будет заплатить именно минимальный налог.

В последующих налоговых периодах разницу между обычным и минимальным налогом можно включить в расходы в следующие годы.

Перенос возможен в течение 10 лет. Неуплата минимального налога при получении убытков – одна из самых частых ошибок у упрощенцев, применяющих УСН доходы-расходы.

Цели бухгалтерского учёта сформулированы в документе «Концепция бухгалтерского учёта в рыночной экономике России» от 29 декабря 1997 года. Если сформулировать кратко, то целью бухгалтерского учёта является полное,  достоверное и своевременное представление информации о финансовом положении организации, изменениях её финансового положения, а также о финансовых результатах  деятельности компании.

Как видно из определения – вести бухгалтерский учет это обязанность организаций. ИП имеют право не вести бухгалтерский учёт своей деятельности.

Организации, которые числятся в реестре МСП, имеют право вести упрощённый бухгалтерский учёт. Таким образом, малые и средние предприятия могут не использовать в бухгалтерском учёте своей деятельности часть действующих ПБУ полностью, а в некоторых ФСБУ и ПБУ имеются послабления для таких компаний. Кроме того, такие компании используют упрощённый план счетов, например:

·        Счёт 10 вместо счетов 07, 10, 11;

·        Счёт 20 вместо счетов 20, 23, 25, 26, 28, 29, 44.

При этом учёт доходов и расходов организации, применяющие упрощённый бухгалтерский учёт, могут вести кассовым методом. А микропредприятия и НКО – при учёте объектов бухгалтерского учёта могут не применять двойную запись.

В состав упрощённой бухгалтерской отчётности входит всего две формы – бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах. Однако начиная с отчётности за 2025 год, кроме этих двух форм, организациям, применяющим упрощённый бухгалтерский учёт, будет необходимо также представлять пояснения к балансу и отчёту о финансовых результатах. Вести упрощённый бухгалтерский учёт – это право, а не обязанность малых и средних предприятий. Если такие компании хотят применять обычный бухгалтерский учёт, они могут это делать. Свой выбор необходимо закрепить в учётной политике для целей бухгалтерского учёта.

Кроме предприятий из реестра МСП упрощённый бухгалтерский учёт могут применять резиденты «Сколково», некоммерческие организации, политические партии.

Часто встречается формальное отношение к составлению учётной политики, как для целей налогообложения, так и для целей бухгалтерского учёта. Однако эти документы необходимы для того, чтобы определить единые правила ведения бухгалтерского и налогового учёта в конкретной организации и к их составлению необходимо отнестись со всей ответственностью.

Наше налоговое законодательство, а также правила и стандарты ведения бухгалтерского учёта устроены таким образом, что в некоторых случаях дают возможность выбора в способах ведения учёта. Этот выбор и следует закрепить в учётной политике. Разработать можно либо два отдельных документа по учётной политике, либо один, но с чётким разделением на цели. Причём утвердить учётную политику компании необходимо в течение 90 дней после её регистрации. Можно пользоваться одной и той же учётной политикой в течение всей жизни общества, но если изменяется законодательство, то требуется внести  соответствующие изменения в учётную политику. 

Учётная политика утверждается приказом руководителя. Для удобства работы с документом, к учётной политике можно разработать приложения – документы, которые конкретизируют порядок учёта. Например, к учётной политике в целях бухгалтерского учёта можно приложить рабочий план счетов, самостоятельно разработанные формы первичных учётных документов,  график документооборота, методику учёта отдельных операций. 

Возможные приложения для учётной политики для целей налогового учёта: порядок учёта амортизации, порядок ведения раздельного учёта доходов, облагаемых по разным системам налогообложения (например, УСН и патент). Приложения не являются обязательным элементом учётной политики, но они помогают избежать разночтений и делают учётную политику более прозрачной и удобной для работы.

Поскольку бухгалтерский и налоговый учёт регулируются разными законодательными актами, между ними всегда будет разница. Например, для организаций, применяющих УСН доходы-расходы далеко не все расходы можно учесть в налоговом учёте, при этом в бухгалтерском учитываются все расходы компании.

Ответственность за организацию бухгалтерского учёта лежит на руководителе (директоре, генеральном директоре) ООО, в соответствии со ст. 7 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Он же обязан возложить ведение бухгалтерского учёта на главного бухгалтера, либо на стороннюю фирму или бухгалтера-аутсорсера. Таким образом, руководитель несёт ответственность за организацию учёта в компании, а главный бухгалтер – за его непосредственное ведение. Кто из этих руководителей несёт материальную ответственность в случае выявления нарушений – закон однозначно не регулирует и санкции к тому или иному лицу зависят от конкретной ситуации.

Выбор того или иного варианта ведения бухгалтерского учёта зависит от многих факторов, самым важным из которых является объем хозяйственной деятельности компании. Если организация крупная, ведёт разнообразную деятельность, то в этом случае наличие собственной бухгалтерии и главного бухгалтера – необходимый элемент эффективного учета хозяйственных операций и оптимального расчёта налогов, а также взаимодействия со всеми контролирующими органами. Если же организация небольшая и имеет цель сократить расходы на собственный штат бухгалтеров, то она может заключить договор со сторонней компанией, оказывающей услуги по бухгалтерскому и налоговому учёту,  или же с бухгалтером-аутсорсером.

ИП могут не вести бухгалтерский учёт, поэтому,  если их предпринимательская деятельность не сложная, они часто ведут свой налоговый учёт самостоятельно.

Как известно, существует обычная бухгалтерская отчётность и упрощённая. Состав упрощённой бухгалтерской отчётности – баланс и отчёт о финансовых результатах по укрупнённым статьям, и начиная с 2025 года,  пояснения к этим отчётам.

В состав обычной бухгалтерской отчётности входит больше документов, кроме того эти документы в большей степени детализированы, по сравнению с упрощённой отчётностью и это даёт более прозрачную и полную информацию для возможных пользователей такой бухгалтерской отчётности. Состав бухгалтерской отчётности для коммерческих организаций:

1.   Бухгалтерский баланс;

2.   Отчёт о финансовых результатах;

3.   Приложения:

· Отчёт об изменении капитала,

· Отчёт о движении денежных средств,

· Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах.

Бухгалтерская отчётность компании подписывается руководителем (генеральным директором) и представляется в налоговый орган по месту нахождения организации. Срок представления бухгалтерской отчётности – не позднее 3 месяцев после окончания отчётного года.

Формирование годовой бухгалтерской отчётности – довольно продолжительный по времени и трудоёмкий процесс. Прежде чем бухгалтер нажмёт на кнопку, и учётная программа сформирует отчёт, требуется провести огромную подготовительную работу. Можно сказать, что  подготовка к сдаче баланса и других документов бухгалтерского учёта идёт целый год: собираются первичные документы, считаются налоги. От качества этой рутинной работы зависит достоверность данных годовой отчётности. Чтобы годовой бухгалтерский отчёт отражал действительное положение финансово-хозяйственной деятельности организации, перед его составлением необходимо провести следующие процедуры:

• Убедиться, что учётная политика утверждена руководителем

• Сверить учётную политику на соответствие с текущими законодательными нормами

• Проверить рабочий план счетов бухгалтерского учёта

  Выяснить, не использовались ли счета, добавленные вручную в учётную программу – если такие счета были, необходимо проверить проводки, которые они сформировали, так как часто использование таких счетов приводит к искажению отражения хозяйственных операций.

• Убедиться, что в наличии все первичные документы

  Важно проверить, чтобы документы были подписаны уполномоченными на то лицами, даты документов соответствовали датам совершения хозяйственных операций.

• Провести инвентаризацию материальных ценностей и основных средств

  При необходимости поставить на учёт выявленные излишки материальных ценностей. Если выявится недостача – необходимо предпринять меры по выяснению обстоятельств возникновения недостачи и материально-ответственных лиц.

• Сверить остатки по счетам бухгалтерского учёта с результатами инвентаризации

• Провести инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности

• Провести сверку с контрагентами и налоговым органом

• После формирования бухгалтерской отчётности

  Проверить соответствие отчётных показателей в балансе с другими формами отчётности: если выявятся расхождения, предпринять меры по их устранению.