Особенности расчета при УСН Доходы - Расходы

Сама по себе оплата со стороны ИП Иванова не означает автоматически, что у ИП Петрова возник налогооблагаемый доход. Всё зависит от сути отношений между ними.

Ключевой момент: при УСН (и при объекте «доходы минус расходы», то есть 15%) доход признаётся, когда у предпринимателя возникает экономическая выгода — он получает оплату за свои товары, работы или услуги. Если же ИП Петров просто погашает свой собственный долг (например, у него была задолженность перед ООО за аренду, и ИП Иванов по договорённости взял это на себя), то для Петрова это не доход, а лишь способ закрыть обязательство. В такой ситуации у него не возникает новой экономической выгоды — он просто решает вопрос с оплатой уже существующего расхода. 

Когда доход действительно возникнет? Если оплата от ИП Иванова для ИП Петрова — это не погашение долга, а, скажем, безвозмездная передача денег, подарок или оплата за что-то, что Петров фактически не делал (то есть возникает новая реализация). Тогда на дату поступления средств (или иного способа погашения обязательства) у Петрова появится доход, который нужно учесть при расчёте налога. 

Что важно сделать на практике? Чтобы не было споров с налоговой, советую чётко зафиксировать природу платежа. Например, оформить письмо от Петрова Иванову с просьбой погасить конкретную задолженность перед ООО, или прописать это в дополнительном соглашении. В назначении платежа в платёжном поручении тоже лучше указать, за что именно идёт оплата (например, «Погашение задолженности ИП Петрова по договору аренды №...»). Это снимет вопросы: налоговая будет видеть, что это не новый доход, а исполнение чужого обязательства. 

Итог: не сам факт оплаты третьим лицом создаёт доход, а то, какую экономическую суть эта оплата имеет для получателя. Если Петров просто делегировал оплату своего долга — дохода нет. Если деньги пришли как новая выручка или безвозмездная помощь — доход возникает в момент поступления. 

Отсутствие акта от оператора платной дороги и отдельного договора не лишает организацию права учесть расходы на проезд — при условии грамотного документального оформления. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, для признания затрат необходимы экономическая обоснованность и документальное подтверждение, причём перечень подтверждающих документов не ограничен жёстко: достаточным доказательством выступают чек (кассовый или электронный), выдаваемый в пункте взимания платы, и путевой лист с зафиксированным маршрутом. В чеке отражены дата, сумма и зачастую детали маршрута, что позволяет подтвердить сам факт оплаты, а путевой лист связывает расход с производственной необходимостью — совпадение указанных в них участков пути служит весомым аргументом в пользу обоснованности затрат.

Публичный договор с оператором платных дорог для разовых поездок не обязателен: условия оказания услуг обычно размещены на сайте оператора, чего достаточно для возникновения правоотношений. Однако при регулярном использовании платных участков имеет смысл заключить письменное соглашение — тогда выписки по лицевому счёту от оператора станут дополнительным подтверждением расходов. При этом важно экономически обосновать выбор платного маршрута, если существовал бесплатный альтернативный вариант: в служебной записке или приказе руководителя стоит указать причины — например, сокращение времени доставки, соблюдение сроков контракта или минимизацию расхода топлива за счёт отсутствия пробок.

Для ситуаций, когда сотрудник оплачивал проезд из личных средств, оформляется заявление на возмещение с приложением чека и при необходимости служебной записки; при выдаче денег под отчёт используется авансовый отчёт. Особое внимание стоит уделить компаниям на УСН: плата за проезд по платным дорогам прямо не включена в перечень разрешённых расходов по п. 1 ст. 346.16 НК РФ, поэтому учесть её не получится. В целом грамотная подборка документов — чека, путевого листа и при необходимости приказа — позволяет минимизировать риски споров с налоговой, демонстрируя прямую связь расходов с деятельностью, направленной на получение дохода.

В описанной ситуации необходимо сдавать нулевую декларацию по НДС за 1 квартал 2026 года, а также отчёты в СФР (ЕФС-1), если были кадровые события. Отчёт 6-НДФЛ сдавать не нужно, так как не было выплат сотрудникам.

Декларация по НДС

ИП, обязанные платить НДС (например, если доход превысил 20 млн рублей за 2025 год или с начала 2026 года), должны сдавать декларацию независимо от наличия деятельности или объектов налогообложения в квартале. В нулевой декларации заполняются только титульный лист и раздел 1, где указывается нулевая сумма налога к уплате. 

Срок сдачи — не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Если этот день приходится на выходной или праздник, срок сдвигается на первый следующий рабочий день. За 1 квартал 2026 года декларация должна быть подана до 27 апреля 2026 года. 

Важно: не сдача нулевой декларации влечёт штраф по ст. 119 НК РФ — минимальный размер составляет 1000 рублей. 

Отчёты в СФР (ЕФС-1)

Форма ЕФС-1 заменяет несколько отчётов, включая сведения о трудовой деятельности (ранее — СЗВ-ТД) и о страховом стаже (ранее — СЗВ-СТАЖ). 

ЕФС-1 нужно сдавать, если в отчётном периоде произошли кадровые события: приём, увольнение, перевод сотрудника, заключение или расторжение договора. Если таких событий не было, отчёт не подаётся. 

Если в 1 квартале 2026 года не было сотрудников и кадровых событий, ЕФС-1 сдавать не требуется.

Отчёт 6-НДФЛ

6-НДФЛ сдаётся, если физлица получали от ИП доходы: зарплату, дивиденды, беспроцентный заём и т. д.. Если в течение года не было налогооблагаемых выплат сотрудникам, отчёт можно не сдавать, так как в этом случае ИП не является налоговым агентом. e-kontur.ru +1

В вашей ситуации, поскольку в 1 квартале 2026 года не было сотрудников и выплат, 6-НДФЛ сдавать не нужно.

Дополнительные уточнения

Если у ИП не было не только деятельности, но и движения денежных средств по расчётным счетам и кассе, а также объектов налогообложения по другим налогам, можно рассмотреть возможность сдачи единой упрощённой декларации (ЕУД) вместо отдельных нулевых отчётов. Однако ЕУД не заменяет отчётность по НДФЛ и страховым взносам. 

ООО перешло с 2025 года на УСН «доходы» на объект «доходы минус расходы» в 2026-м. В 2025-м оплатили услугу контрагенту, а УПД получили в первом квартале 2026-го. Возникает вопрос: признается ли такая оплата расходом нового периода?

Упрощенцы ведут учет по кассовому методу (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Расходы на услуги учитывают после их оказания и оплаты — по наиболее поздней из дат. Оплата в 2025-м произошла на объекте «доходы», где вычеты расходов не применяются. Факт оказания услуги в 2026-м (подтвержденный УПД формата 5.03, обязательным с 1 января 2026-го по Приказу ФНС) фиксирует понесение затрат именно сейчас.

Ст. 346.25 НК РФ регулирует переход между объектами УСН. Расходы после перехода признают на дату осуществления, если оплата была ранее (п. 1 п. 4 ст. 346.25). Минфин подтверждает: при услуге, оказанной после смены, затраты включают в базу «доходы минус расходы» при наличии документов. УПД как первичка (с 2026-го заменяет акты) идеально подходит для подтверждения.

Если индивидуальный предприниматель (ИП) на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» приобретает оборудование в рассрочку, но при этом по документам оно оформляется на физическое лицо, а используется в бизнесе, учесть стоимость этого оборудования в расходах возможно, но при выполнении ряда условий.

При расчёте налогооблагаемой базы на УСН налогоплательщик уменьшает сумму полученных доходов на величину расходов, связанных с покупкой, строительством и изготовлением основных средств, а также на затраты, связанные с их достройкой, дооснащением, реконструкцией, модернизацией и техническим перевооружением. При этом учитываются положения пунктов 3 и 4 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. 

Оборудование должно быть введено в эксплуатацию и использоваться в предпринимательской деятельности (пп.1 п. 3 ст. 346.16 и пп.4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для ИП на УСН, работающему на режиме «доходы минус расходы» расходы на основные средства учитываются равномерно списанием до конца года с момента ввода их в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ), но с учетом кассового метода.

Покупка оборудования в рассрочку не препятствует включению расходов в налоговую базу, при этом учитываются фактически оплаченные суммы (пп.4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письма Минфина РФ от 17.05.2011 № 03-11-06/2/78, от 13.12.2010 № 03-11-11/287).

Между физическим лицом и ИП не разграничиваются имущество и ответственность (ст. 23, 24 ГК РФ), поэтому оборудование, принадлежащее физлицу, может использоваться ИП в предпринимательской деятельности. При этом юридически оформлять передачу имущества от физлица к ИП необязательно, так как ИП и физлицо — это одно лицо в разных ролях. Оформлять передачу имущества от физического лица на ИП не нужно.

Расходы на проезд по платным дорогам при применении упрощенной системы налогообложения с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» могут быть учтены только при одновременном соблюдении требований главы 26.2 Налогового кодекса Российской Федерации и общих правил признания расходов. Перечень затрат при УСН является закрытым: учитываются лишь те расходы, которые прямо указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ, при этом они должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода.​

На практике спорный характер имеют именно расходы на платные участки дорог, поскольку они не поименованы в перечне напрямую. Для минимизации рисков их обычно относят к расходам на содержание служебного транспорта по подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, обосновывая производственную необходимость выбранного маршрута (сроки доставки, безопасность, отсутствие реальной альтернативы и т.п.). При этом сохраняются общие условия признания расходов, установленные статьями 252 и 313 НК РФ (обоснованность, документальное подтверждение, ведение учета).​

Документальное подтверждение включает кассовые чеки, квитанции, талоны, иные расчетные документы оператора платной дороги, а также путевые листы и авансовые отчеты подотчетных лиц с приложением первичных документов. Такие документы составляются и хранятся в порядке, установленном законодательством о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ), а также внутренними локальными актами предпринимателя, регламентирующими порядок компенсации затрат водителям и использования платных дорог в хозяйственной деятельности.​

С учётом сложившейся позиции финансового ведомства и судебной практики предпринимателю целесообразно заранее определить учетную политику по УСН, зафиксировав подход к расходам на платные дороги и порядок их документального оформления. Это позволит при проверке ссылаться не только на нормы Налогового кодекса Российской Федерации (статьи 252, 313, 346.16 главы 26.2), но и на внутренние регламенты, подтверждающие системный характер применения выбранного подхода.

Если организация, применяющая УСН по объекту «доходы минус расходы», за 9 месяцев 2025 года получила убыток и вероятно так же закончится год, а по итогам 9 месяцев ей предстоит перейти на общую систему налогообложения (ОСНО), важно учитывать особенности отражения этого убытка при переходе. Законодательно закреплено, что убытки, возникшие в период применения УСН, не могут быть учтены при расчете налога на прибыль на ОСНО (абз. 8 п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Это означает, что убыток, образовавшийся на упрощенной системе, при переходе на общую систему «теряется» для целей налогообложения прибыли.

На УСН убытки допускается переносить на следующие налоговые периоды в течение 10 лет с момента их возникновения (абз. 2 п. 7 ст. 346.18 НК РФ), если компания продолжает применять УСН с объектом «доходы минус расходы». Однако при смене режима с УСН на ОСНО перенос убытка невозможен, и налог на прибыль будут рассчитывать без учета убытков прошлых лет, полученных на УСН. Если же компания вернется обратно на УСН в период, пока действует право на перенос убытков, тогда эти убытки можно будет учесть в налоговой базе по УСН (письмо Минфина РФ от 28.01.2011 № 03-11-11/18).

Таким образом, при переходе на ОСНО убыток, возникший на УСН, следует считать неучтенным при расчете налога на прибыль, и он не переносится в декларацию по прибыли. Организация должна начать формировать налоговую базу заново с учетом правил ОСНО без учета убытков с УСН. Это создает сложности при планировании налоговой нагрузки и требует аккуратного ведения учетных документов и отчетности.

Важно сохранять документы о размере убытков и налоговом учете для возможного учета убытков при возврате на УСН в течение 10 лет.

Согласно п.7 ст.346.13 перейти обратно на УСН ваша компания сможет не ранее чем через одни год после утраты права на применение упрощенной системы налогообложения.

С целью минимизации рисков рекомендуется провести аудит учета по УСН и консультации с налоговыми специалистами еще до перехода.

Если организация в будущем вернется на УСН, то в период действия права переноса убытки, возникшие ранее на УСН, возможно будет восстановить и учесть.

Индивидуальный предприниматель (ИП) может учесть стоимость автомобиля в расходах при условии, что автомобиль используется в предпринимательской деятельности и расходы подтверждены документально. Если автомобиль используется и в личных, и в коммерческих целях, то расходы нужно распределять пропорционально фактическому использованию для бизнеса.

Если ИП приобрел автомобиль за 2 700 000 рублей, то учитываются следующие нюансы:

• Автомобиль является основным средством и стоимость свыше 100 000 рублей списывается на расходы равномерно в течение срока использования или оставшихся отчетных периодов года.

• Для включения стоимости автомобиля в расходы нужно подтверждать, что автомобиль действительно используется для ведения бизнеса, а также вести учет использования (например, путевые листы, договоры, акты, маршруты). Расходы, связанные с личным использованием автомобиля, в расходы не включаются.

• Эксплуатационные расходы (топливо, ремонт, страховка ОСАГО, мойка, парковка) также учитываются пропорционально доле коммерческого использования. Расходы на КАСКО и личное страхование не признаются.

• Если автомобиль используется, например, 60% для бизнеса, а 40% — в личных целях, то в расходы ИП можно включить только 60% от стоимости автомобиля и эксплуатационных расходов.

• Если автомобиль используется для деятельности, которая прямо связана с клиентами, перевозками, доставкой или другими бизнес-задачами, то налоговые органы, как правило, признают расходы. Если связь с бизнесом неочевидна, могут потребовать доказательств (суды могут поддержать ИП при наличии обоснований).

Налоговое законодательство РФ позволяет учесть в расходах при УСН согласно ст. 346.16 НК РФ следующие расходы на автомобиль, если они связаны с предпринимательской деятельностью: покупка, эксплуатация и техническое обслуживание (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При частичном использовании в личных целях расходы признаются только в части, относящейся к коммерческому использованию.

Таким образом, при покупке автомобиля за 2 700 000 рублей, часть стоимости, соответствующая бизнес-использованию, списывается через амортизацию пропорционально доле использования, а остальные расходы на обслуживание и эксплуатацию тоже учитываются в тех же пропорциях. Личная часть расходов не уменьшается налогооблагаемую базу.

Расходы на уборку территории признаются произведенными в целях осуществления предпринимательской деятельности и учитываются при налоговой базе по УСН с объектом «доходы минус расходы» в соответствии с п.п.5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. В подтверждение данной позиции можно ссылаться на письма Минфина России от 13.04.2011 № 03-11-06/2/53 и от 11.03.2009 № 03-11-06/2/235. 

Если клининговая компания выставляет вам счет за услуги «подбора сотрудников», такая формулировка не годится. 

Принять расходы на клининг можно, если услуги фактически оказаны для вашей организации, а самозанятые выступают субподрядчиками у клининговой компании.

Ваш договор — с клининговой компанией. Она отвечает за выполнение работ, ведет расчеты с самозанятыми самостоятельно и выставляет вам счет за комплекс услуги по уборке, а не отдельно за подбор персонала или работу каждого самозанятого. В этом случае для вас самозанятые становятся "невидимыми".

Какие расходы принимаются:

В расходы включается стоимость услуги уборки, оказанной клининговой компанией, эта услуга есть в перечне расходов по ст.346.16 НК РФ (услуги производственного характера).

Вы не сможете оформить напрямую расходы на оплату каждого самозанятого, если расчет с ними ведет подрядчик (клининговая компания). В учете отражается сумма, уплаченная клининговой компании по счету за оказанные клининговые услуги.

Документы, необходимые для учета расходов:

Договор с клининговой компанией — должен быть с подробным описанием услуг.

Акты выполненных работ (услуг), подписанные обеими сторонами, где уточняется объем, период и вид выполненных работ.

Счета на оплату и платежные документы (платежные поручения, выписки по расчетному счету).

При необходимости — дополнительные документы, предусмотренные договором (например, заявки на уборку, журналы качества уборки).

Документально все расходы обязательно должны быть подтверждены и экономически обоснованы. Иначе налоговая может исключить их из расходов и доначислить налог.

Как учесть убыток в декларации?

Если в 2025 году у вас не будет доходов, а прочие расходы и общехозяйственные затраты приведут к убытку, этот убыток необходимо обязательно отразить в декларации по УСН за 2025 год. В декларации убыток фиксируется в разделе 2.2 (строки 250–253), где указывается отрицательная разница между доходами и расходами за отчетный период.

Полученный убыток можно переносить на будущее и использовать для уменьшения налоговой базы по УСН в последующие годы, но не более чем в течение 10 лет (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Это означает, что в годы с положительной налоговой базой вы сможете снизить налог за счет убытков прошлых периодов. Однако в течение года убыток не учитывается при расчете авансовых платежей — он применяется только при годовом расчете налога.

Когда объект будет введён в эксплуатацию в 2026 году, вы сможете отразить расходы на его создание при условии полной оплаты этих затрат. Согласно п. 3 ст. 346.16 НК РФ, расходы на основные средства принимаются к учету именно с момента их ввода в эксплуатацию. Это значит, что в налоговом учете расходы на строительство спортивного комплекса будут учтены в 2026 году, когда объект официально станет основным средством и начнется его использование в деятельности.

Таким образом, расходы и убытки 2025 года отражаются в декларации за 2025 год, а расходы на создание объекта — в 2026 году после ввода в эксплуатацию. Перенос убытков позволяет оптимизировать налоговую нагрузку в будущем, учитывая реальные сроки и этапы реализации проекта.

По какому адресу и ставке сдавать декларацию и считать налог?

Декларация по УСН сдается по месту регистрации ООО — то есть по юридическому адресу в городе, пока вы его не смените.

Ставка налога применяется по месту регистрации (городская), даже если фактическая деятельность и объект ОС находятся в области и у вас там зарегистрировано обособленное подразделение.

На УСН ставка определяется по месту нахождения головной организации.

Если в регионе, где фактически расположен ваш объект, установлена более низкая ставка налога по УСН, вы можете изменить юридический адрес организации на адрес фактического местонахождения объекта. Такой шаг позволит воспользоваться региональными налоговыми льготами и будет соответствовать требованиям налогового законодательства, поскольку юридический адрес будет совпадать с реальным местом осуществления деятельности компании.

В чем отличие от ОСНО?

На ОСНО налог на прибыль делится между бюджетами по месту регистрации и по месту нахождения обособленных подразделений. На УСН налог платится по месту регистрации и деления базы между регионами нет.

Статья 346.16 НК РФ предусматривает возможность уменьшения налоговой базы по УСН «доходы минус расходы» на расходы, связанные с приобретением, сооружением и изготовлением основных средств, если они документально подтверждены, экономически обоснованы и направлены на получение дохода.

В первоначальную стоимость будущего основного средства (например, спортивного комплекса) можно включить:

• Геодезические работы  

Эти работы напрямую связаны с подготовкой участка для строительства и проектированием объекта. Они традиционно входят в состав затрат на создание основного средства.

• Проект сооружения  

Разработка проектной документации — это неотъемлемая часть создания объекта и включается в стоимость основного средства

Спорные и ограниченные расходы:

• Зарплата директора  

Зарплата административного персонала (в том числе директора) обычно относится к общехозяйственным расходам и не включается в стоимость основного средства, а списывается на расходы периода. Включение возможно только если директор непосредственно занят в строительстве объекта (например, выполняет функции прораба или технического заказчика), что должно быть подтверждено трудовым договором и должностными инструкциями.

• Услуги банка  

Банковские услуги (например, комиссия за расчетно-кассовое обслуживание) обычно не включаются в стоимость основного средства, а относятся к прочим расходам, связанным с ведением деятельности. Исключение — если комиссия непосредственно связана с расчетами по оплате работ и услуг, входящих в стоимость основного средства (например, комиссия за перевод средств подрядчику по строительству).

Важные условия:

• Все расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы.

• Основное средство должно быть оплачено и введено в эксплуатацию для признания расходов в налоговом учете.

• Включать в стоимость можно только те расходы, которые непосредственно связаны с созданием объекта и без которых его ввод в эксплуатацию невозможен.

Вывод: В стоимость будущего основного средства по ст. 346.16 НК РФ можно включить расходы на геодезические работы и проект сооружения. Зарплата директора и банковские услуги, как правило, не включаются, если только они не связаны непосредственно с созданием объекта и это подтверждено документально.