Отчетность при УСН

Сотрудник вернулся из командировки в Беларусь и просит возместить расходы: он оплатил услуги местного переводчика‑физика и жильё переводом с личной карты. Разберём, как оформить возмещение без налоговых и валютных рисков для ИП на УСН 6 %.

Главное требование — доказать, что траты связаны с бизнесом. Например, переводчик понадобился для переговоров с зарубежным партнёром по контракту, который приносит доход ИП. Если связь неочевидна, налоговая может счесть возмещение доходом сотрудника и доначислить НДФЛ.

Без доказательной базы не обойтись. К заявлению на компенсацию или авансовому отчёту нужно приложить подтверждающие документы. Для услуг переводчика потребуется акт выполненных работ с чётким описанием объёма — например, «перевод технической документации на 5 страниц». Дополнительно стоит сохранить протокол переговоров, где зафиксирована необходимость перевода. В акте следует указать ФИО и реквизиты переводчика (включая страну проживания), дату и место оказания услуг, детализацию работы (тип перевода, количество страниц или слов, сроки), а также итоговую сумму в валюте и в рублях — по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта. Для подтверждения расходов на жильё подойдут чек, счёт из гостиницы или договор аренды. Если жильё арендовано у частного лица, можно использовать расписку с указанием суммы, периода и цели (командировка).

Суммы, потраченные в иностранной валюте, нужно перевести в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчёта — это правило закреплено в бухгалтерских стандартах и важно для корректного учёта затрат. Что касается НДФЛ, то при выплате физлицу‑нерезиденту за услуги, оказанные за пределами РФ, удерживать налог не требуется. Однако в документах обязательно должна быть указана территория оказания услуг — это подтвердит отсутствие налоговой обязанности у ИП как налогового агента. Если сотрудник изначально не получал денег под отчёт, а потратил личные средства, правильнее оформить не авансовый отчёт, а заявление на компенсацию расходов. На практике используют оба варианта, но суть должна быть ясна: речь идёт о возмещении фактических затрат на нужды бизнеса.

Чтобы снизить риски до минимума, стоит предпринять несколько шагов. До командировки зафиксируйте в служебном задании или приказе цель привлечения переводчика и обоснование выбора такого решения. Во время поездки проинструктируйте сотрудника: все чеки, акты и расписки нужно сохранять в читаемом виде, а в документах должны быть чёткие формулировки — например, «услуги перевода для переговоров с ООО „X“» или «аренда квартиры для проживания в период командировки с … по …». После возвращения проверьте, что в заявлении на компенсацию сотрудник подробно описал связь расходов с деятельностью ИП, а также сверьте даты, суммы и курсы валют.

Возместить сотруднику расходы на услуги иностранца и жильё в командировке можно, но только при грамотном оформлении. Собрав полный пакет документов, подтвердив экономическую обоснованность трат и корректно пересчитав валюту, вы защитите бизнес от претензий ФНС и органов валютного контроля — а возмещение останется именно компенсацией, а не скрытым доходом.

При закрытии ИП на УСН 6% нельзя уменьшить налог за 2026 год на 1% сверх 300 тыс. рублей за 2025 год, если эти взносы уже были учтены при подаче декларации за 2025 год. Однако есть возможность уменьшить налог за 2026 год на 1% сверх 300 тыс. рублей за 2026 год и на страховые взносы за отработанный период 2026 года, при соблюдении определённых условий. 

1% сверх 300 тыс. рублей за 2025 год

Согласно письмам ФНС и Минфина, если вы уже уменьшали налог за 2025 год на 1% с дохода свыше 300 тыс. рублей, повторно учесть эти взносы при расчёте налога за 2026 год нельзя. Даже если в 2025 году вы использовали для уменьшения налога только часть этой суммы, остаток также нельзя перенести на 2026 год. 

1% сверх 300 тыс. рублей за 2026 год

Дополнительный взнос 1% с дохода свыше 300 тыс. рублей за 2026 год можно учесть при уменьшении налога за 2026 год. Срок уплаты такого взноса — до 1 июля 2027 года. При этом уменьшить налог можно ещё до фактической уплаты взносов, так как с 2023 года налог по УСН уменьшается на взносы, которые должны быть уплачены в текущем году. 

Страховые взносы за отработанный период 2026 года

ИП без сотрудников может уменьшить налог по УСН на всю сумму уплаченных за себя страховых взносов, включая фиксированные взносы и дополнительные. Если у ИП есть работники, налог уменьшается максимум на 50% от суммы налога или авансов. 

Важно:

1. Взносы должны быть уплачены до даты подачи декларации. Если их уплатить после закрытия ИП, они не уменьшат базу по УСН. 

2. При закрытии ИП взносы рассчитываются пропорционально фактически отработанным месяцам и дням. 

3. В декларации по УСН страховые взносы отражаются в соответствующих строках (например, фиксированные взносы — в строке 150, дополнительные 1% — в строке 160). 

Дополнительные нюансы

1. Налог при закрытии ИП рассчитывается только за фактически отработанные месяцы года, в котором закрывается ИП. Учитываются доходы и расходы с 1 января года закрытия до даты исключения из ЕГРИП включительно. 

2. Декларация при закрытии ИП подаётся с кодом налогового периода 50 до 25-го числа месяца, следующего за месяцем прекращения деятельности. 

3. Если есть переплата по взносам, её можно зачесть в счёт других налогов или вернуть с ЕНС. 

- Реализация произошла в 2025 году, когда вы не были плательщиком НДС. Поэтому начислять НДС с этой операции не нужно. Дата поступления оплаты (1 января 2026 года) не влияет на обязанность по начислению НДС, так как налоговая база определяется на дату реализации (отгрузки товаров). 

- Счёт-фактура по этой операции не выставляется, так как реализация не облагалась НДС.

По операции от 31 марта 2026 года (оплата 131 633 руб. 1 апреля 2026 года):

- Реализация произошла в 2026 году, когда вы уже были плательщиком НДС. Поэтому необходимо начислить НДС по ставке 5% на сумму реализации.

- Сумма НДС рассчитывается как 5% от стоимости товаров (без учёта ранее полученного НДС). Например, если стоимость реализации без НДС составляла X руб., то НДС будет X × 5%.

- Необходимо выставить счёт-фактуру (или УПД) не позднее 5 календарных дней со дня реализации (31 марта 2026 года). 

- Начисленный НДС отражается в книге продаж и включается в декларацию по НДС за I квартал 2026 года.

По операции от 31 декабря 2025 года:

- Доход от реализации, которая произошла в 2025 году, учитывается в УСН в 2025 году. При этом сумма 58 143 руб., поступившая в 2026 году, не влияет на УСН за 2025 год, так как доход признаётся по кассовому методу (на дату поступления денег) только для операций, произошедших в 2026 году. 

По операции от 31 марта 2026 года:

- В доходы по УСН включается сумма реализации без учёта НДС. Например, если стоимость реализации без НДС составляла X руб., то в УСН учитывается именно X руб.. 

- В книге учёта доходов и расходов (КУДиР) сумма дохода фиксируется без НДС. 

В расходах по УСН (если вы применяете режим «доходы минус расходы») нельзя учитывать сумму НДС, начисленную при реализации (исходящий НДС). Это правило действует независимо от выбранной ставки НДС (5%, 7%, 22% или 10%). 

Если вы выбрали ставку 5%, то входящий НДС (уплаченный поставщикам) также нельзя включать в расходы. Он не принимается к вычету, а включается в стоимость приобретённых товаров, работ, услуг.

Таким образом, для расчёта УСН за I квартал 2026 года:

- В доходы включайте только суммы реализаций без НДС.

- Исходящий НДС не учитывайте ни в доходах, ни в расходах.

- Входящий НДС (при ставке 5%) не включайте в расходы.

По операции от 31 декабря 2025 года (оплата 58 143 руб. 1 января 2026 года):

- Реализация произошла в 2025 году, когда вы не были плательщиком НДС. Поэтому начислять НДС с этой операции не нужно. Дата поступления оплаты (1 января 2026 года) не влияет на обязанность по начислению НДС, так как налоговая база определяется на дату реализации (отгрузки товаров). 

- Счёт-фактура по этой операции не выставляется, так как реализация не облагалась НДС.

По операции от 31 марта 2026 года (оплата 131 633 руб. 1 апреля 2026 года):

- Реализация произошла в 2026 году, когда вы уже были плательщиком НДС. Поэтому необходимо начислить НДС по ставке 5% на сумму реализации.

- Сумма НДС рассчитывается как 5% от стоимости товаров (без учёта ранее полученного НДС). Например, если стоимость реализации без НДС составляла X руб., то НДС будет X × 5%.

- Необходимо выставить счёт-фактуру (или УПД) не позднее 5 календарных дней со дня реализации (31 марта 2026 года). 

- Начисленный НДС отражается в книге продаж и включается в декларацию по НДС за I квартал 2026 года.

- Доход от реализации, которая произошла в 2025 году, учитывается в УСН в 2025 году. При этом сумма 58 143 руб., поступившая в 2026 году, не влияет на УСН за 2025 год, так как доход признаётся по кассовому методу (на дату поступления денег) только для операций, произошедших в 2026 году. 

По операции от 31 марта 2026 года:

- В доходы по УСН включается сумма реализации без учёта НДС. Например, если стоимость реализации без НДС составляла X руб., то в УСН учитывается именно X руб.. 

 - В книге учёта доходов и расходов (КУДиР) сумма дохода фиксируется без НДС. 

В расходах по УСН (если вы применяете режим «доходы минус расходы») нельзя учитывать сумму НДС, начисленную при реализации (исходящий НДС). Это правило действует независимо от выбранной ставки НДС (5%, 7%, 22% или 10%). 

Если вы выбрали ставку 5%, то входящий НДС (уплаченный поставщикам) также нельзя включать в расходы. Он не принимается к вычету, а включается в стоимость приобретённых товаров, работ, услуг.

Таким образом, для расчёта УСН за I квартал 2026 года:

- В доходы включайте только суммы реализаций без НДС.

- Исходящий НДС не учитывайте ни в доходах, ни в расходах.

- Входящий НДС (при ставке 5%) не включайте в расходы.

В декларации по УСН за 2025 год, которую подаёте в новую ИФНС после смены прописки в феврале 2026 года, нужно указывать новый ОКТМО. Это связано с тем, что в декларации отражается код ОКТМО территории того субъекта РФ, в котором налогоплательщик состоял на налоговом учёте на последний день налогового периода. Поскольку на 31 декабря 2025 года ИП ещё не сменил место жительства, в декларации за 2025 год должен быть указан старый ОКТМО — тот, который действовал на момент окончания налогового периода. 

Почему нельзя использовать старый ОКТМО в новой ИФНС

После смены прописки ИП автоматически переводится в новую ИФНС. При этом данные об уплаченных авансовых платежах автоматически передаются в новую инспекцию. Декларацию за год, в котором произошла смена места жительства, нужно подавать в ИФНС по новому месту регистрации. 

В декларации по УСН (в разделах 1.1 или 1.2) код ОКТМО указывается по строкам 010, 030, 060, 090. При этом:

- по строке 010 — в обязательном порядке;

- по строкам 030, 060, 090 — только если в течение года менялось место постановки на учёт. Если место жительства не менялось в течение налогового периода, в строках 030, 060, 090 проставляется прочерк. Но в вашем случае смена произошла, поэтому эти строки нужно заполнить. 

Важно: сумма налога к уменьшению в декларации также отражается по новому ОКТМО. 

Дополнительные нюансы

1. Ставка налога. Налог по УСН исчисляется по ставке, действующей в субъекте РФ на последний день налогового периода (31 декабря 2025 года). Если в течение года ставка менялась из-за переезда в регион с другой ставкой, налог всё равно рассчитывается по ставке, которая действовала на конец года. 

2. Авансовые платежи. Уплаченные до смены прописки авансы не пересчитываются. Они автоматически переносятся в новую ИФНС и засчитываются при исчислении суммы налога за год. 

3. Проверка статуса учёта. Чтобы убедиться, что информация о смене адреса обновилась в ЕГРИП, можно запросить выписку. 

В декларации по УСН за 2025 год при смене юридического адреса ИП 26 декабря 2025 года и переходе в другую налоговую инспекцию необходимо указывать новый код налогового органа и ОКТМО. Это связано с тем, что декларация подаётся в налоговый орган по новому месту жительства предпринимателя. 

Код налогового органа

В декларации нужно указать код ИФНС, в которую она подаётся. Этот код можно узнать:

- в уведомлении о постановке на учёт в новой инспекции;

- на сайте ФНС с помощью сервиса «Определение реквизитов ИФНС». ОКТМО

Согласно порядку заполнения декларации (утверждённому приказом ФНС России от 26.11.2025 №ЕД-7-3/1017), в разделе 1.1 (для ИП на УСН «доходы») или разделе 1.2 (для ИП на УСН «доходы минус расходы») код ОКТМО указывается:

- по строке 010 — обязательно;

- по строкам 030, 060, 090 — только если в течение года менялось место жительства ИП. 

В вашем случае, поскольку смена адреса произошла в течение 2025 года, новый ОКТМО нужно указать во всех четырёх строках (010, 030, 060, 090). При этом важно учитывать, что:

- в строке 010 указывается ОКТМО, соответствующий месту уплаты налога;

- в строках 030, 060, 090 — ОКТМО, соответствующий месту нахождения (жительства) ИП на последний день отчётного или налогового периода. 1cbit.ru +1

Минфин России в письме от 23.05.2023 №03-11-09/46940 разъяснял, что в декларации отражается код ОКТМО территории того субъекта РФ, в котором налогоплательщик состоял на учёте на последний день налогового периода. Поскольку смена адреса произошла 26 декабря 2025 года, на последний день года (31 декабря 2025 года) ИП уже состоял на учёте в новой ИФНС, соответственно, в декларации должен быть указан новый ОКТМО. 

Дополнительные уточнения

На титульном листе декларации необходимо проставить отметку о том, что место постановки на учёт менялось в 2025 году. 

Также стоит учесть, что при смене места жительства в течение года может потребоваться пересчёт налоговой ставки, если в новом регионе действует другая ставка УСН. Согласно разъяснениям Минфина, сумму налога следует исчислять исходя из ставки, которая действовала в субъекте РФ на последний день налогового периода. Однако если ставка в новом регионе ниже, то в течение 3 лет можно применять ставку из старого региона, но только если она была пониженной. 

Действия предпринять обязательно нужно, и чем быстрее, тем лучше, несмотря на скорую сдачу годовой декларации.

 1. Почему нужно действовать сейчас?

1. Начисление пеней: За недоимку по авансовому платежу (срок уплаты за 9 месяцев 2025 г. был 28 октября 2025 г.) ежедневно начисляются пени (ст. 75 НК РФ). Каждое промедление увеличивает их сумму.

2. Штрафы: По недоимкам по авансовым платежам штрафы по ст. 122 НК РФ (20% от неуплаченной суммы налога) обычно не начисляются, если общая сумма налога за год будет уплачена полностью и в срок. Однако это не отменяет пеней. В вашем случае, если вы доплатите сейчас, риск штрафа практически отсутствует.

 2. Порядок действий в вашей ситуации:

1. Рассчитайте пени:

  • Сумма недоимки: 5904 руб.

  • Период: С 29 октября 2025 года до дня фактической уплаты недоимки.

  • Ставка: 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ, действующей в этот период (до 30 дней просрочки); с 31-го дня просрочки для организаций - 1/150 (для ИП всегда 1/300).

  • Рассчитайте точную сумму пеней. Это можно сделать вручную или с помощью онлайн-калькуляторов пеней.

2. Пополните Единый налоговый счет (ЕНС):

  • Внесите на свой ЕНС общую сумму: 5904 руб. (недоимка) + рассчитанная сумма пеней.

  • Пополнение ЕНС осуществляется одним платежным поручением на общую сумму.

3. Подавать ли уточненную декларацию за 9 месяцев?

  • Как правило, нет. Занижение суммы авансового платежа по УСН за отчетный период (9 месяцев) не приводит к штрафу, если по итогам всего налогового периода (года) сумма налога исчислена и уплачена верно (или занижение не допущено).

  • Ваша годовая декларация за 2025 год (которую вы скоро будете сдавать) является итоговой. Она покажет общую сумму налога за год, и если вы её правильно рассчитаете и уплатите, система увидит, что налоговое обязательство за год выполнено.

  • Исключение: если ошибка, которая привела к недоимке за 9 месяцев, была настолько критичной, что при корректном расчете она бы повлияла на годовую сумму налога, и эта годовая сумма тоже оказалась бы заниженной, тогда да, нужно было бы корректировать. Но в большинстве случаев по авансам это не требуется.

4. Сдайте годовую декларацию за 2025 год:

  • Рассчитайте налог за 2025 год корректно, с учетом всех доходов и расходов (если УСН Доходы минус Расходы) и уплаченных авансов.

  • Подайте декларацию в установленный срок (для ИП на УСН - до 25 апреля 2026 г.).

  • К этому моменту недоимка за 9 месяцев уже будет погашена платежом на ЕНС.

 Краткий алгоритм действий:

1. Срочно рассчитайте пени на 5904 руб. с 29.10.2025 до текущей даты.

2. Пополните ЕНС на сумму недоимки (5904 руб.) + сумму пеней.

3. Не подавайте уточненку за 9 месяцев (если ошибка не влияет на общую годовую сумму налога).

4. Сдайте годовую декларацию за 2025 год в срок, отразив в ней правильные данные.

Таким образом, ваше основное беспокойство сейчас должно быть связано с пенями, а не со штрафами или сложными корректировками.

     Почему это важно:

    Как правильно заполнить:

1. 1. Для УСН «Доходы»:
   В разделе 2.1.1 укажите доходы нарастающим итогом в строках, соответствующих каждому кварталу и году.
   Если доходов не было, ставьте «0» в соответствующих строках.
2.  Для УСН «Доходы минус расходы»:
   В разделе 2.2 заполните строки 210–213 (доходы) и 220–223 (расходы) нарастающим итогом.
   Строки 240–243 отражают разницу между доходами и расходами за каждый период.

Важные нюансы:

•  Если в течение года менялась налоговая ставка (например, из-за превышения лимита доходов), необходимо рассчитывать налог отдельно за каждый квартал.
•  При отсутствии показателей в бумажных декларациях ставьте прочерки, в электронных — оставляйте поля пустыми.    

    Рекомендации:

Давайте подробно рассмотрим ситуацию: индивидуальный предприниматель (ИП) зарегистрирован в Чеченской Республике и применяет упрощенную систему налогообложения (УСН) с объектом «доходы» по ставке 1%, а фактически работает и временно зарегистрирован в Москве. Как в этом случае определяется порядок налогообложения и сдачи отчетности?

Сохранится ли налоговая ставка 1% при работе в Москве?

Да, ставка по УСН сохраняется, в соответствии со статьёй 1 Закона Чеченской Республики от 27.11.2015 № 49-РЗ, для ИП, применяющих УСН с объектом «доходы» и имеющих среднюю численность работников до 20 человек включительно, применяется ставка налога 1%. 

Место фактического ведения деятельности (например, Москва) не влияет на право применения этой ставки, если ИП зарегистрирован в Чеченской Республике и выполняет условия регионального закона.

Куда сдавать отчетность и платить налог?

Согласно пункту 6 статьи 346.21 и пункту 1 статьи 346.23 НК РФ, налог и отчетность по УСН ИП сдают по месту жительства, то есть по адресу постоянной регистрации (прописки), а не по месту временной регистрации или фактической деятельности.

Таким образом, налоговая декларация и уплата налога осуществляются в налоговую инспекцию Чеченской Республики, где ИП стоит на учете.

Официальные разъяснения ФНС и Минфина подтверждают, что ИП вправе применять льготную ставку по месту регистрации, даже если работает в другом регионе (Письмо ФНС от 15.01.2016 г. № СД-4-3/290@).

Важные нюансы

Льготная ставка 1% сохраняется только при условии, что постоянная регистрация (прописка) остается в Чечне, а не только временная регистрация в Москве.

Если налоговая докажет фиктивность регистрации или отсутствие реальной связи с регионом льготной ставки, возможны доначисления налогов и штрафы.

Дополнительное региональное ограничение - средняя численность работников не должна превышать 20 человек для применения льготной ставки 1% в Чечне.